Tuesday, April 28, 2015

Minimising project delays


Assalam,


Membaca Star di atas kerusi
Harinya pula elok cuaca
Rencana ditulis untuk dikongsi
Jika kelapangan jemputlah baca




Minimising project delays



There have been newspaper reports about projects that have been severely delayed. Among them were KLIA2 and the Shah Alam Hospital.

The former began operations on May 2, 2014 while the latter is expected to be operational in stages by the end of 2015.

These project delays can be caused by several factors including the lack of building materials, changes to the original designs, and new requirements being added to the original plan, etc.

However, in the real life situations, many projects have been delayed due to changing of main contractor after work had started.

Selecting the right main contractor is the most important factor. Once the award has been made, based on a stringent tendering process, this main contractor is responsible to undertake the project from start to finish, including handing over to the client.

The main contractor would normally engage several sub-contractors to complete the project. This is a normal scenario in the industry.

Project delays can be avoided or minimised if business-like criteria are used in the tendering process. These criteria are contained in the work process as what the industry calls contractor risk management.

It is defined as the risk of non-performance by the contractor of contract obligations.
Several elements form part and parcel of the contractor risk. These elements include but are not limited to capability; quality & HSE standard; regulatory & local content requirements; work ethics; and post award performance.

Nowadays, more and more companies are adhering to contractor risk management standards; though their framework & guidelines may differ slightly from one another.

Basically, the framework & guidelines of the contractor risk will have sub-elements such as: definition of the element; checklist; mitigation; and indicator for monitoring. It will suffice if we go through one of the most important sub-elements, i.e. capability.

  Capability
 Capability is defined as the contractor having adequate resources, experience, competencies and project execution capabilities in order to carry out the obligations of the contract. In terms of resources, it must include financial solidity, sufficient manpower, adequate equipment and abundant materials.
   Checklist
   The successful contractor selected to carry out the project from start to finish must be able to pass the risk checklist, failing which the risk of project being delayed may occur. The checklist comes in several categories. They are:
-Technical capability: construction; detailed engineering, procurement, start up and training; and project execution.
-Human resource: current workload and resources; selection of key personnel & experience; skilled manpower availability; and total man-hour estimates; and
-Financial: cash flow management; performance and bank guarantee; and currency fluctuation (if applicable).

   Mitigation: The contract must have the clause to prevent replacement of key personnel. The contractor must also be able to propose candidates for project manager, construction manager and planner or scheduler. To avoid possible project delay from happening, a comprehensive project control system must be in place.

   Indicator for monitoring: The client must always be on alert for one or more of the following indicators. It signals that something needs to be done in order to avoid possible project delay. They are:
-Progress is slow and performance is not up to the mark;
-Slow or late mobilisation of contractor’s personnel and equipment;
-Downtime is high due to breakdown of equipment;
-Shortage of labour;
-High turnover of main contractor and sub-contractor personnel;
-Litigation issues seem to happen;
-Lower credit facilities;
-Lower paid-up capital.

This capability sub-element and other sub-elements in the framework and guidelines must be properly executed and monitored so that non-performance by contractor can be avoided or minimised. Otherwise, it will certainly have an unpleasant impact on the overall project concerned.


KAMARUDDIN HASSAN
Shah Alam
(The writer was a manager with a GLC)


9 Rejab 1436H

 

Thursday, April 16, 2015

Ikhlas dan Integriti


Assalam,


Bila raya pulang ke Perlis
Jauh dari Negeri Kelantan
Saya baharu belajar menulis
Jemput baca jika berkesempatan


(1) Ikhlas berusaha inspirasi tuai kejayaan [16 April 2015]



Linda R. Dominguez dalam bukunya, How To Shine At Work, ada menulis mengenai subjek keikhlasan. Beliau berkata: “Sekiranya anda ada sesuatu perkara yang hendak diperkatakan kepada orang lain, lakukan dengan berterus terang. Jangan gunakan cara  karut-marut apabila berurusan dengan mereka”.

Beliau juga menambah: “Jauhilah daripada membuat janji yang berlebihan atau menawarkan terlalu banyak komitmen. Usah membesar-besarkan perkara yang kecil, atau menggunakan cara yang kurang beretika dengan tujuan supaya orang mempercayai cakap anda”.

Dominguez juga memberikan satu nasihat yang berguna untuk kita renungkan bersama. Beliau berkata: “Bertuturlah dengan cara bersungguh-sungguh. Cara anda memperkatakan sesuatu adalah lebih penting daripada apa dilafazkan”.    

Hasil buku mengenai keikhlasan
Penulisan agak terperinci mengenai subjek keikhlasan turut dihasilkan seorang penulis Amerika yang masyhur, Napoleon Hill. Nama beliau memang tidak asing lagi bagi mereka yang suka membaca buku motivasi.
Dalam bukunya, A Year Of Growing Rich, keikhlasan adalah antara bab yang menarik untuk diperkatakan.
Beberapa tahun sebelum meletusnya Perang Dunia Kedua, seorang gadis remaja bernama Martha McChesney Berry menubuhkan sebuah sekolah untuk kanak-kanak di kawasan pergunungan Lavender Mountain di sebelah utara Georgia, sebuah negeri di Amerika Syarikat.  Kanak-kanak lelaki dan perempuan ini dipilih daripada keluarga kurang berkemampuan yang mana ibu bapa mereka tidak berdaya untuk membayar yuran bulanan.

Martha menghadapai sedikit kepayahan dari segi kewangan untuk mentadbir sekolahnya pada peringkat awal. Beliau berusaha berjumpa dengan seorang ahli perniagaan yang juga pembuat kereta yang terkenal, Henry Ford untuk memohon sedikit bantuan.

Dalam sesi pertemuan dengan Ford, Martha menerangkan apa yang beliau telah dan sedang lakukan di sekolahnya. Dengan rasa rendah hati, beliau meminta sedikit derma, tetapi Henry Ford enggan memberi. Walaupun gugup dengan penolakan itu, Martha masih memberanikan diri, sambil berkata: “Baiklah tuan. Jika begitu, bolehkah tuan memberikan sebusyel kacang tanah kepada kami?”. Busyel ialah unit ukuran untuk biji-bijian, kira-kira lapan gelen.      

Permintaan yang aneh itu menyukakan hati Ford dan beliau memberikan sedikit wang kepada gadis itu untuk membeli kacang tanah. Martha dan pelajarnya menanam kacang tanah berkenaan dan hasilnya dijual di pasar. Pendapatan dari jualan itu amatlah lumayan sehingga mereka dapat mengumpul sejumlah wang yang agak banyak.  

Beberapa ketika selepas itu, Martha sekali lagi berjumpa Ford dengan tujuan memulangkan kembali wang yang iberikan dahulu. Katanya: “Tuan Ford, kami sudah menggunakan duit yang tuan dermakan dahulu dan berusaha menanam kacang tanah dengan pendapatan yang agak lumayan. Kami sekarang sudah agak selesa dan boleh berdikari”.

Beliau menambah, “Kami ingin memulangkan duit yang tuan dermakan dahulu”.

Ford kagum sifat positif gadis
Ford begitu kagum sekali dengan sikap positif gadis berkenaan.  Diceritakan bahawa Ford memberikan sumbangan dalam bentuk traktor dan lain-lain perkakas perladangan untuk membantu sekolah berkenaan mengusahakan ladang kacang tanah dengan lebih teratur dan efisien.

Dalam tahun-tahun yang berikutnya, Ford memberikan wang melebihi USD1 juta (kira-kira RM3.6 juta) untuk membina bangunan sekolah yang baharu. Ford berkata: “Saya begitu kagum dengan keikhlasan gadis berkenaan serta cara yang digunanya begitu menakjubkan sekali untuk membantu para pelajar lelaki dan perempuan.”   

Martha tidak berhenti berusaha dalam meningkatkan pelajaran untuk kanak-kanak yang kurang berkemampuan . Dari sebuah sekolah yang kecil ia kini telah menjadi kolej - Berry College yang mana kampusnya terletak di pekan Rome, Georgia. Di hadapan pintu masuk utama kampusnya, ada papan tanda yang tertulis Berry College Gate of Opportunity.   

Dari cerita ini, sememangnyalah sesuatu kejayaan boleh dicapai jika seseorang itu membuat apa juga kerja dengan hati yang ikhlas untuk membantu orang lain.

Kamaruddin Hassan
Bekas pengurus sebuah GLC,
Shah Alam



(2) Contohi pemimpin berintegriti [16 April 2015]




 26 Jamadilakhir 1436H




Wednesday, April 8, 2015

Panduan jaga keselamatan ketika melancong


Assalam,

Orang Malaysia suka durian
Boleh dibeli di gerai Maya
Terima kasih Berita Harian
Sudi siarkan penulisan saya




18 Jamadilakhir 1436H



Saturday, April 4, 2015

Doa ikhlas mudah dimakbulkan


Assalam,

Kalau melawat ke Tasik Bera
Bawalah pulang benih durian
Suka hati tidak terkira
Artikel disiarkan Berita Harian

Memetik lada berwarna merah
Hasil berbudi kepada tanah
Saya menulis topik umrah
Terbayang Makkah dan Madinah




14 Jamadilakhir 1436H